Informasi terbaru (12 Okt 2024)

• Batas waktu unggah berkas sekarang adalah H-5 jam (sebelumnya H-8 jam) dari rapat verifikasi.
  • Lewat batas waktu, proses verifikasi akan dibatalkan dan harus mendaftar ulang.
• Reminder: batas pendaftaran verifikasi proposal ke DPM
  • Program kerja (internal KM): H-30
  • Delegasi lomba (eksternal KM): H-7
  • Delegasi non lomba (eksternal KM): H-14
  • Delegasi kemanusiaan (eksternal KM): H-3

Alur daftar rapat verifikasi

1. Untuk proposal kegiatan internal KM, pastikan tanggal sudah terdaftar di kalenderisasi LEM.
2. Pendaftaran rapat verifikasi dibuka Senin—Sabtu selama 24 jam dan hanya dapat memilih untuk dijadwalkan pada minggu selanjutnya.
3. Klik tombol Daftar sesuai rapat yang diinginkan.
4. Pilih tanggal dan jam verifikasi sesuai ketentuan, yaitu:
   • Senin—Jum’at.
   • Jam yang tersedia (LEM dan DPM bisa berbeda.)
   • Batas pendaftaran verifikasi proposal ke DPM
     • Program kerja (internal KM): H-30
     • Delegasi lomba (eksternal KM): H-7
     • Delegasi non lomba (eksternal KM): H-14
     • Delegasi kemanusiaan (eksternal KM): H-3
   • Jarak tanggal rapat verifikasi LEM ke DPM minimal 2 hari (contoh: LEM di hari Selasa, DPM di hari Kamis.)
5. Setelah memilih tanggal dan jam, permintaan rapat verifikasi akan masuk antrean dan yang disetujui akan dimasukkan jadwal.
6. Menunggu persetujuan jadwal.
   • Persetujuan jadwal dilakukan setiap hari Minggu pukul 12.00 WIB dan akan dipublikasikan di website, Line OA, dan Instagram LEM.
7. Notifikasi persetujuan jadwal akan dikirim ke email akun.
   • Tidak perlu kirim email konfirmasi.
8. Lanjut ke alur unggah berkas di panel berkas.

Alur unggah berkas

1. Unggah berkas dalam bentuk PDF.
2. Unggah berkas dimulai setelah jadwal disetujui sampai maksimal H-5 jam rapat verifikasi.
   • Lewat batas waktu, proses verifikasi akan dibatalkan dan harus mendaftar ulang.
3. Perhatikan tempat mengunggah berkas sesuai tabel di bawah ini:

   Dengan	Jenis	Folder
   LEM	Proposal & SPD	BERKAS VERIFIKASI (LEM) / Organisasi / Nama Kegiatan / PROPOSAL / unggah berkas disini
   	Revisi Proposal & SPD	BERKAS VERIFIKASI (LEM) / Organisasi / Nama Kegiatan / PROPOSAL / REVISI / unggah berkas disini
   	Revisi Proposal & SPD #2	BERKAS VERIFIKASI (LEM) / Organisasi / Nama Kegiatan / PROPOSAL / REVISI 2 / unggah berkas disini
   	LPJ	BERKAS VERIFIKASI (LEM) / Organisasi / Nama Kegiatan / LPJ / unggah berkas disini
   	Revisi LPJ	BERKAS VERIFIKASI (LEM) / Organisasi / Nama Kegiatan / LPJ / REVISI / unggah berkas disini
   	Revisi LPJ #2	BERKAS VERIFIKASI (LEM) / Organisasi / Nama Kegiatan / LPJ / REVISI 2 / unggah berkas disini
   DPM	Proposal & SPD	BERKAS VERIFIKASI (DPM) / Organisasi / Nama Kegiatan / PROPOSAL / unggah berkas disini
   	Revisi Proposal & SPD	BERKAS VERIFIKASI (DPM) / Organisasi / Nama Kegiatan / PROPOSAL / REVISI / unggah berkas disini
   	Revisi Proposal & SPD #2	BERKAS VERIFIKASI (DPM) / Organisasi / Nama Kegiatan / PROPOSAL / REVISI 2 / unggah berkas disini
   	LPJ	BERKAS VERIFIKASI (DPM) / Organisasi / Nama Kegiatan / LPJ / unggah berkas disini
   	Revisi LPJ	BERKAS VERIFIKASI (DPM) / Organisasi / Nama Kegiatan / LPJ / REVISI / unggah berkas disini
   	Revisi LPJ #2	BERKAS VERIFIKASI (DPM) / Organisasi / Nama Kegiatan / LPJ / REVISI 2 / unggah berkas disini

   FOLDER MERAH: silakan buat folder sendiri jika belum ada.
4. Feedback akan diberikan lewat comment di berkas PDF dan secara langsung saat rapat verifikasi.
   • Konfirmasi revisi akan dikabarkan via email.
   • Apabila tidak ada revisi lagi, berkas yang sudah di-TTD akan dikirimkan via email dan proses verifikasi dinyatakan selesai.
5. Unggah berkas revisi maksimal H+2 hari setelah diberi feedback.
   • Lewat batas waktu, proses verifikasi akan dibatalkan dan harus mendaftar ulang.
   • Maksimal bisa kurang dari H+2 hari (sebelum unggah berkas DPM.)
6. Jangan lupa konfirmasi email setelah selesai mengunggah untuk notifikasi LEM/DPM.

Alur komunikasi email tanpa templat

1. Disarankan komunikasi email dengan templat untuk mempermudah.
   • Lihat alur komunikasi email dengan templat di bawah.
2. Untuk komunikasi email tanpa templat, mulai dari ketik alamat email penerima:
   • LEM: sekretariatlemfkuii@gmail.com
   • DPM: fkuiidpm@gmail.com
3. Tulis subjek email sesuai tabel di bawah ini:

   Pesan		Subjek
   Verifikasi	Selesai unggah berkas dan kirim link Zoom sekaligus	VERIFIKASI_BERKAS & LINK ZOOM_Nama Kegiatan
   	Selesai unggah berkas revisi	VERIFIKASI_REVISI_Nama Kegiatan
   	Selesai unggah berkas revisi 2	VERIFIKASI_REVISI 2_Nama Kegiatan
   	Permohonan ditandai selesai	VERIFIKASI_PERMOHONAN DITANDAI SELESAI_Nama Kegiatan
   	Lain-lain	VERIFIKASI_menyesuaikan_Nama Kegiatan
   Permohonan Tanda Tangan		PERMOHONAN TTD_menyesuaikan
   Dana	Permohonan Dana	PERMOHONAN DANA_Nama Kegiatan
   	Peminjaman Dana	PEMINJAMAN DANA_Nama Kegiatan
   Peminjaman Inventaris		PEMINJAMAN_INVENTARIS_Nama Kegiatan
   Permohonan Sambutan		PERMOHONAN SAMBUTAN_Nama Kegiatan
   Lain-lain		menyesuaikan

4. Kirim email dengan isi yang sesuai.

Alur komunikasi email dengan templat

1. Pastikan sudah mengunduh aplikasi email (Gmail, Outlook, dsb.)
   • Penggunaan mobile/HP lebih disarankan jika sulit mengunduh aplikasi di desktop.
2. Pilih templat dan tujuan email lalu klik tombol:
   BUKA APLIKASI EMAIL
3. Pada aplikasi email akan terisi tujuan, subjek, dan isi email dari templat.
4. Kirim email.
5. Templat email bisa disalin jika tidak bisa menggunakan aplikasi dan ingin buat sendiri.